График отпусков утверждается работодателем не позднее чем

В этой статье вы узнаете, как и когда работодатель обязан утвердить график отпусков, кто должен быть включён в этот график, какие права имеют работники и что грозит работодателю за нарушение сроков. Всё, что нужно знать о графике отпусков — просто, понятно и с примерами.

Почему график отпусков — это не просто бумажка

Представьте: наступает декабрь, а у вас в компании нет утверждённого графика отпусков. Что происходит? Работники в растерянности, производственный процесс сбивается, кадровики бегают с бумажками, а Роструд уже наготове с протоколом. Отсутствие графика — это нарушение трудового законодательства, которое может привести к штрафам.

График отпусков — это как расписание для оркестра: если один музыкант не знает, когда играть, весь концерт превращается в хаос. Работодатель обязан утвердить этот график не позднее чем за две недели до начала календарного года. Да-да, именно за две недели, чтобы все успели спланировать свой отдых и работу.

Сроки утверждения графика отпусков

Для вновь созданных организаций действует то же правило: первый график отпусков нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала нового года. Но если организация совсем свежая, утверждение графика не обязательно — отпуск за первый год появляется после 6 месяцев работы.

Кто должен быть включён в график отпусков

График отпусков обязателен для всех работников, работающих по трудовому договору на дату утверждения графика. Это значит, что в него включают:

• Работников с постоянным и срочным трудовым договором (даже если срочный договор может перейти в бессрочный).
• Совместителей (один раз, по основной работе).
• Работниц в декрете (они могут прервать отпуск по уходу за ребёнком и перейти в ежегодный отпуск).
• Дистанционных работников.
• Работников, планирующих увольнение в течение года.

Исключение составляют мобилизованные сотрудники — их трудовой договор приостанавливается, поэтому их не включают в график.

Кто может получить отпуск в удобное для себя время

Есть категории работников, которым закон даёт право брать отпуск в удобное для них время, независимо от графика:

• Работники, воспитывающие ребёнка-инвалида до 18 лет.
• Многодетные родители (трёх и более детей до 18 лет, пока младшему не исполнится 14).
• Работники, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам.
• Пострадавшие от радиационных аварий.
• Супруги военнослужащих.
• Ветераны и награждённые государственными орденами.
• Работники, ранее отозванные из отпуска (по неиспользованной части).
• Работники до 18 лет.

Для таких «льготников» пожелания при планировании графика нужно учитывать.

Как работодатель должен уведомить о начале отпуска

Работодатель обязан уведомить работника о начале отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Это важно, чтобы сотрудник мог подготовиться к отдыху и не возникло недоразумений.

Что делать, если работник отказывается подписывать график отпусков

Отказ от подписи не освобождает работника от соблюдения графика. Работодатель должен составить акт об отказе ознакомления. Отпуск предоставляется согласно утверждённому графику, даже если сотрудник не подписал документ.

Последствия для работодателя при нарушении сроков утверждения графика

Роструд строго следит за соблюдением сроков и порядка утверждения графика отпусков. Не стоит испытывать судьбу — лучше утвердить график вовремя и уведомить работников.

Формы графика отпусков

Трудовой кодекс не устанавливает жёстких требований к форме графика отпусков. Можно использовать:

• Унифицированную форму Т-7 (утверждена Госкомстатом РФ).
• Собственную форму, утверждённую локальным нормативным актом.

Рекомендуется утвердить форму и порядок заполнения приказом, чтобы все подразделения работали по единому стандарту.

Особенности составления графика отпусков

• Деление отпуска на части возможно только по соглашению сторон, одна часть должна быть не менее 14 дней. График — односторонний документ работодателя, поэтому без согласия работника делить отпуск нельзя.
• Дата начала отпуска в графике лучше указывать конкретную, а не только месяц. Это упрощает расчёт сроков уведомления и снижает риск споров.
• Пожелания работников можно учитывать, но не обязаны. Исключение — категории с правом на отпуск в удобное время.
• Мобилизованные сотрудники не включаются в график, так как их трудовой договор приостанавливается.
• Работники в декрете включаются в график, так как могут прервать отпуск по уходу за ребёнком.

Практический пример

Компания «Ромашка» утверждает график отпусков на 2025 год. Руководитель должен сделать это не позднее 17 декабря 2024 года (за две недели до 1 января). В график включают всех сотрудников, включая тех, кто в декрете и планирует увольнение. Мобилизованных сотрудников не включают.

Работник Иванов, воспитывающий троих детей, просит отпуск в июле — по закону его пожелание учитывают, и отпуск ему предоставляют в удобное время. Работодатель уведомляет Иванова о начале отпуска 15 июня под роспись.

Если бы график не был утверждён вовремя, компания могла бы получить штраф от Роструда, а Иванов мог бы пожаловаться на нарушение прав.

Кратко о главном

Полезные ссылки

• Статья 123 ТК РФ на Consultant.ru
• Обзор процедуры составления графика отпусков на Контур.Экстерн
• Ответы Минтруда и Роструда по графику отпусков на Контур

График отпусков — это важный инструмент для баланса между правами работников и производственной необходимостью. Утверждайте его вовремя, учитывайте права льготников и не забывайте уведомлять сотрудников. Тогда отдых будет спокойным, а работа — эффективной!