Содержание:

Представьте себе: сотрудник не пришёл на работу, не отвечает на звонки и сообщения. Что делать работодателю? Как правильно оформить отсутствие и можно ли уволить такого работника? В этом посте вы получите полный и живой гид по действиям кадровика в ситуации, когда сотрудник пропал и не выходит на связь.

Почему отсутствие сотрудника — это не просто пустое кресло?

Отсутствие работника — это головная боль для работодателя. Представьте, что вы ждёте важный отчёт, а сотрудник не выходит на связь. Это как если бы ваш навигатор внезапно перестал показывать маршрут — вы теряетесь и не знаете, что делать дальше.

Отсутствие без объяснений может привести к срыву работы, конфликтам в коллективе и даже финансовым потерям. Но увольнять сразу — не выход. Закон и здравый смысл требуют аккуратности и чёткого алгоритма.

Что делать, если сотрудник отсутствует один день?

Если сотрудник не пришёл на работу всего один день и не отвечает, увольнять за прогул рано. Главное — зафиксировать факт отсутствия. Для этого:

  • Создайте комиссию из минимум трёх сотрудников.
  • Составьте акт об отсутствии работника на рабочем месте (в произвольной форме).
  • Отметьте отсутствие в табеле учёта рабочего времени кодом «НН» — неявка по невыясненным причинам.

Акты лучше составлять ежедневно, пока сотрудник не объявится. Это ваша доказательная база на случай спора.

Отсутствие более одного дня — какие шаги?

Если сотрудник отсутствует несколько дней подряд и не выходит на связь, пора действовать по плану:

  • Продолжайте составлять акты об отсутствии (можно реже — раз в неделю).
  • Проводите розыск: звоните, пишите, обращайтесь к родственникам и друзьям.
  • Посетите место проживания сотрудника с требованием предоставить объяснения.
  • Направьте запрос с требованием объяснений по почте (ценным письмом с уведомлением).
  • Если письма возвращаются, составьте акт о невозможности получения объяснений.
  • При отсутствии информации более года подайте в суд заявление о признании работника безвестно отсутствующим.

Как правильно составить акт о неявке сотрудника

Акт — это ваш главный документ, который подтверждает отсутствие работника. В акте укажите:

Параметр Что указать
ФИО работника Полное имя сотрудника
Дата и время Конкретный день и часы отсутствия
Место Рабочее место, где сотрудник должен был быть
Свидетели ФИО и должности сотрудников, составивших акт
Обстоятельства Краткое описание ситуации и попыток связаться
Подписи Подписи всех участников комиссии

Подписывайте акт минимум тремя лицами — это укрепит вашу позицию в суде.

Какие коды использовать в табеле учёта рабочего времени

Для отсутствующего сотрудника в табеле применяйте следующие коды:

Код Значение
НН Неявка по невыясненным причинам
30 Неявка по невыясненным причинам
ПР Прогул (если отсутствие признано)
24 Прогул

Сначала ставьте код «НН» или «30». Если подтвердится прогул — исправьте на «ПР» или «24» с указанием даты исправления и подписей.

Как разыскать отсутствующего сотрудника

Розыск — это разумная мера для снижения рисков. Вот пошаговый план:

  • Связаться всеми доступными способами: телефон, мессенджеры, соцсети.
  • Позвонить родственникам и друзьям.
  • Посетить место проживания с требованием объяснений.
  • Направить письма с запросом объяснений по всем известным адресам.
  • Обратиться в полицию с заявлением о розыске.
  • Подать заявление в суд о признании безвестно отсутствующим (если нет сведений более года).

Можно ли уволить сотрудника, если он не выходит на связь?

Увольнение возможно, но только при соблюдении всех процедур и наличии оснований. Не стоит торопиться — если у сотрудника есть уважительные причины (болезнь, командировка, задержание), увольнение будет признано незаконным.

Для законного увольнения за прогул необходимо:

  • Зафиксировать отсутствие актами.
  • Запросить письменные объяснения (ценным письмом с уведомлением).
  • Если объяснений нет — составить акт о невозможности их получить.
  • Оформить приказ об увольнении с указанием оснований (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
  • Внести запись в трудовую книжку: «Уволен за прогул».

Какие документы нужны для увольнения за прогул

Документ Назначение
Акты об отсутствии Подтверждают факт прогула
Запросы объяснений Документируют попытки получить объяснения
Акты о невозможности получения объяснений Подтверждают отказ или отсутствие ответа
Приказ об увольнении Официальный документ о прекращении договора
Запись в трудовой книжке Фиксирует увольнение за прогул

Что делать, если сотрудник нашёлся после признания безвестно отсутствующим

Если сотрудник объявился, он может обратиться в суд с заявлением об отмене решения о признании безвестно отсутствующим. Работодатель:

  • Выдаёт трудовую книжку, если она не была передана родственникам.
  • Решает, принимать ли сотрудника обратно (обязанности нет).
  • Если принимаете — оформляйте приём по общим правилам.

Риски и последствия незаконного увольнения

Увольнение без соблюдения процедуры грозит:

  • Восстановлением работника через суд.
  • Выплатой компенсаций за вынужденный прогул.
  • Репутационными потерями для работодателя.

Поэтому лучше не спешить и тщательно документировать каждый шаг.

Итоговая таблица действий работодателя

Ситуация Действия работодателя
Отсутствие 1 день Составить акт, отметить в табеле кодом «НН»
Отсутствие более 1 дня Продолжать акты, розыск, запрос объяснений
Нет ответа на запросы Составить акт о невозможности получения объяснений
Нет информации более года Подать в суд заявление о признании безвестно отсутствующим
Получено решение суда Оформить приказ об увольнении, внести запись в трудовую книжку
Сотрудник объявился Рассмотреть приём обратно, оформить документы

Полезные ссылки

Не позволяйте отсутствию сотрудника превратиться в загадку века! Следуйте алгоритму, фиксируйте каждый шаг и действуйте по закону — тогда увольнение будет законным и без сюрпризов. Помните: дисциплина — это про уважение к правилам игры.