Содержание:

В этой статье вы узнаете, какие документы должен хранить работодатель при несчастном случае на производстве, какие сроки хранения установлены законом, почему важно соблюдать эти сроки и какие риски грозят при их нарушении. А ещё — как правильно организовать хранение, чтобы не попасть впросак.

Какие документы должен хранить работодатель при несчастном случае

Представьте ситуацию: на производстве произошёл несчастный случай. Что дальше? Работодатель обязан оформить акт о несчастном случае на производстве (часто его называют актом Н-1) и собрать материалы расследования. Эти документы — это ключ к пониманию причин происшествия и мерам по предотвращению новых случаев.

Основные документы:

  • Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1 или её варианты: Н-1ПС для спортсменов, Н-1ЧС для чрезвычайных ситуаций)
  • Материалы расследования (протоколы, объяснения, заключения экспертов)
  • Журналы учёта несчастных случаев (если ведутся)

Все эти документы должны храниться в организации, чтобы при необходимости можно было быстро найти информацию.

Сроки хранения акта и материалов расследования

Вот тут начинается самое интересное — сколько же лет хранить эти документы? В нормативных актах встречаются противоречия, но есть чёткие рекомендации.

Источник Срок хранения акта Н-1 и материалов расследования
Статья 230 Трудового кодекса РФ и статья 425 Перечня 2019 г. 45 лет
СанПиН 3.3686-21 (пункт 4246) 3 года
Приложение 7 СанПиН 3.3686-21 (рекомендуемые образцы журналов) 3 года (кроме одной формы — 25 лет)

Что выбрать? В большинстве случаев действует норма о хранении в течение 45 лет. Это связано с тем, что последствия несчастного случая могут проявиться спустя годы, и документы должны быть доступны для проверки.

Почему важно соблюдать сроки хранения

Нарушение сроков хранения — это реальная угроза для работодателя:

  • Юридические риски: отсутствие документов может привести к штрафам и судебным разбирательствам.
  • Проблемы с Фондом социального страхования (ФСС): без актов и материалов невозможно подтвердить страховые случаи.
  • Утрата доказательств: если спустя годы возникнут вопросы по здоровью пострадавшего, документы помогут доказать обстоятельства происшествия.
  • Репутационные потери: несоблюдение норм вызывает недоверие у работников и контролирующих органов.

Последствия нарушения сроков хранения

Если работодатель не хранит документы должным образом, он рискует:

  • Получить штрафы от трудовой инспекции.
  • Быть привлечённым к административной или даже уголовной ответственности.
  • Потерять право на возмещение расходов по страховым случаям.
  • Испытать сложности при проверках и судебных разбирательствах.

Как обеспечить надлежащее хранение документов

Чтобы не попасть впросак, работодателю стоит:

  • Организовать отдельное место для хранения актов и материалов расследования.
  • Вести учёт и контроль сроков хранения.
  • При ликвидации организации или прекращении деятельности передать документы правопреемнику или в государственный архив.
  • Использовать электронные системы документооборота с резервным копированием.
  • Обучить ответственных лиц правилам хранения и оформления документов.

Обязанности работодателя по хранению документов

Закон требует, чтобы работодатель:

  • Составил акт о несчастном случае в двух или трёх экземплярах (в зависимости от ситуации).
  • В течение трёх дней после расследования выдал один экземпляр пострадавшему или его представителю.
  • Хранил второй экземпляр вместе с материалами расследования в течение 45 лет.
  • Направлял третий экземпляр в ФСС (если случай страховой).
  • При групповом несчастном случае оформлял акт на каждого пострадавшего отдельно.
  • При ликвидации передавал документы правопреемнику или в архив.

Какие сведения должны быть в акте о несчастном случае

Акт — это подробный отчёт о происшествии. В нём должны быть указаны:

  • Обстоятельства и причины несчастного случая.
  • Лица, допустившие нарушения требований охраны труда.
  • Степень вины пострадавшего (если установлена).
  • Медицинские заключения.
  • Дата и место происшествия.
  • Подписи всех участников расследования.

Что делать после составления акта

После оформления акта:

  • Подписать его всеми членами комиссии.
  • Утвердить работодателем.
  • Выдать пострадавшему экземпляр.
  • Направить копии в ФСС и другие заинтересованные органы.
  • Организовать хранение документов.

Таблица сроков хранения акта Н-1 и материалов расследования

Документ Срок хранения Комментарии
Акт Н-1 (основной) 45 лет Согласно статье 230 ТК РФ и статье 425 Перечня 2019 г.
Материалы расследования 45 лет Хранятся вместе с актом
Журналы учёта 3 года (рекомендуется) По СанПиН 3.3686-21, но возможны исключения
Акт Н-1 при ликвидации организации Передача правопреемнику или в архив Обязательно информировать инспекцию труда

Практический совет

Если вы работодатель и хотите избежать проблем, заведите специальный журнал учёта несчастных случаев и назначьте ответственного за хранение документов. При ликвидации организации заранее позаботьтесь о передаче документов — это спасёт вас от штрафов и судебных разбирательств.

Итог

Хранение акта и материалов расследования несчастного случая — это важная часть системы охраны труда и юридической безопасности работодателя. Срок хранения в 45 лет — это золотое правило, которое поможет вам избежать множества проблем.

Полезные ссылки

Храните документы правильно — и пусть несчастные случаи останутся лишь в прошлом!