В этой статье мы разберём, кто же должен покупать вкладыш в трудовую книжку — работник или работодатель. А заодно выясним, какие обязанности возлагаются на работодателя по обеспечению трудовых книжек и вкладышей, как правильно вести и хранить эти документы, и что грозит за нарушение правил. Готовы? Поехали!
Вкладыш в трудовую книжку — чья забота?
Представьте ситуацию: у работника заканчивается место в трудовой книжке, и нужно оформить вкладыш. Кто должен покупать этот бланк — сам работник или работодатель? Ответ однозначен и прописан в законодательстве.
Работодатель обязан приобретать вкладыши в трудовую книжку. Это закреплено в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Приказе Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Согласно этим документам, изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей осуществляется государственным предприятием "Гознак", а работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество таких бланков.
Работник не должен покупать вкладыш самостоятельно и приносить его работодателю. Если работник впервые устраивается на работу, то именно работодатель оформляет и приобретает для него трудовую книжку. Аналогично и с вкладышами — их покупка и учет лежит на работодателе.
Почему это важно знать?
Представьте, что работник принес на работу вкладыш, купленный самостоятельно. Работодатель принимает его и делает запись в таком вкладыше. Что будет? Это нарушение правил ведения трудовых книжек, и может повлечь административную ответственность для работодателя.
Роструд в своем разъяснении от 08.12.2008 № 2742-6-1 чётко указал: работодатель не вправе принимать от работника бланки трудовой книжки или вкладышей, приобретённые им самостоятельно. Это связано с необходимостью контроля за подлинностью и правильным учетом бланков.
Обязанности работодателя по обеспечению и учету бланков
Работодатель обязан:
- Постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей.
- Приобретать бланки у изготовителя (Объединение "Гознак") или у распространителей, отвечающих установленным требованиям.
- Вести учет бланков в приходно-расходной книге, фиксируя серию и номер каждого бланка.
- Обеспечивать правильное ведение и хранение трудовых книжек и вкладышей.
| Обязанность работодателя | Описание |
|---|---|
| Приобретение бланков | Закупка у "Гознака" или уполномоченных распространителей |
| Учет бланков | Ведение приходно-расходной книги с указанием серии и номера |
| Хранение | Обеспечение сохранности и защиты от порчи или утраты |
| Выдача работникам | Выдача трудовых книжек и вкладышей при приеме на работу и при необходимости замены места |
Что грозит за нарушение правил?
Если работодатель нарушит правила ведения и хранения трудовых книжек, например, примет вкладыш, купленный работником, или не будет вести учет бланков, возможны следующие последствия:
- Административные штрафы.
- Претензии со стороны Роструда.
- Проблемы с подтверждением трудового стажа работников.
- Риски для кадрового учета и отчетности.
Так что не стоит играть с огнём — лучше заранее позаботиться о правильном обеспечении и учете трудовых книжек и вкладышей.
Практические советы работодателю
- Закупайте бланки только у официальных распространителей или напрямую у "Гознака".
- Ведите приходно-расходную книгу бланков, фиксируя все данные.
- Не принимайте от работников бланки, купленные ими самостоятельно.
- Обеспечьте ответственное хранение бланков в специально отведённом месте.
- При необходимости оформления вкладыша — используйте только свои бланки.
Итог
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Кто покупает вкладыш в трудовую книжку? | Работодатель. |
| Можно ли принять вкладыш от работника? | Нет, это нарушение законодательства. |
| Где покупать бланки? | У изготовителя "Гознак" или у уполномоченных распространителей. |
| Нужно ли вести учет бланков? | Да, в приходно-расходной книге с указанием серии и номера. |
| Что грозит за нарушение? | Административные штрафы и проблемы с кадровым учетом. |
Полезные ссылки
- Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003
- Приказ Минфина РФ № 117н от 22.12.2003
- Разъяснения Роструда по приему бланков от работников
- Онлайнинспекция.РФ — сервисы Роструда
Теперь вы знаете, что вкладыш в трудовую книжку — это забота работодателя, а не работника. Не дайте себе попасть в кадровую ловушку! Ведите учет, храните бланки правильно и обеспечивайте своих работников официальными документами. Ведь трудовая книжка — это история вашей работы, которую нужно беречь и вести по правилам.