Какие документы при увольнении должен выдать работодатель

Увольнение — это целый ритуал с бумагами, подписями и расчетами. В этом посте вы узнаете, какие документы работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении, в какие сроки, что делать, если документы не выдали вовремя, и какие штрафы грозят за нарушение правил. Готовы? Поехали!

Почему это важно

Представьте: вы уволились, а вам не выдают трудовую книжку или расчетный листок. Как подтвердить стаж? Как получить пенсию? Как доказать доходы? Без нужных документов вы словно без паспорта — и в бюрократии, и в жизни. Работодатель обязан выдать полный пакет документов, чтобы вы могли спокойно закрыть этот этап и двигаться дальше.

Обязательные документы при увольнении

В день увольнения работодатель должен выдать сотруднику следующие документы:

Что делать, если сотрудник не получил документы в день увольнения

Не всегда сотрудник может прийти за документами лично. Если он отсутствует, работодатель обязан:

• Уведомить сотрудника о необходимости забрать документы (лучше заказным письмом с уведомлением).
• Предложить отправить трудовую книжку по почте (с письменного согласия сотрудника).
• Отправить справку СТД-Р по почте можно и без согласия.

После отправки уведомления ответственность за задержку выдачи документов снимается с работодателя.

Какие документы выдаются по заявлению сотрудника

Помимо обязательных, сотрудник может запросить дополнительные документы, которые работодатель обязан выдать в течение 3 рабочих дней:

• Копии приказов (о приеме, переводах, увольнении и др.).
• Справка о доходах и суммах налога (замена 2-НДФЛ) — теперь справка о доходах и суммах налога физического лица.
• Справка 182н (о среднем заработке) — отменена с 2023 года, но по запросу выдается.
• Справки о дополнительных отпусках (например, по уходу за ребенком-инвалидом).
• Другие документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника.

Какие документы можно выдать в электронном виде и по почте

Если в компании внедрен электронный документооборот (ЭДО), документы можно выдать:

• В электронном виде с квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• По электронной почте — но только если есть ЭДО и согласие сотрудника.
• По почте — трудовую книжку только с письменного согласия, справки СТД-Р можно и без согласия.

Если ЭДО не используется, отправка документов по email без согласия может привести к спорам.

Какие документы можно выдать в виде копий

По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан выдать заверенные копии документов, связанных с работой:

• Копии приказов о приеме, увольнении, переводах.
• Выписки из трудовой книжки.
• Справки о зарплате и страховых взносах.
• Другие документы, содержащие персональные данные только этого сотрудника.

Нельзя выдавать документы с персональными данными других работников.

Как правильно оформить и выдать трудовую книжку или СТД-Р

• В бумажной трудовой книжке делается запись об увольнении, после чего она выдается сотруднику.
• Если бумажной книжки нет, выдается справка СТД-Р, которая содержит сведения о трудовой деятельности.
• Справка СТД-Р может быть выдана в бумажном или электронном виде с КЭП работодателя.
• Выдача происходит в последний рабочий день.

Как правильно оформить и выдать расчетный листок

Расчетный листок должен содержать:

• Размер заработной платы за отработанное время.
• Компенсации (например, за неиспользованный отпуск).
• Другие выплаты (больничные, выходное пособие).
• Удержания (налоги, взносы).

Форма расчетного листка не утверждена, но должна быть понятной и содержать все начисления и удержания. Можно выдать на бумаге или в электронном виде при наличии ЭДО.

Как зафиксировать выдачу документов

Чтобы избежать споров, рекомендуется:

• Получить расписку или подпись сотрудника о получении документов.
• Составить опись передаваемых документов.
• Вести журнал выдачи трудовых книжек и справок СТД-Р.

Штрафы за невыдачу или несвоевременную выдачу документов

Итоговая таблица документов при увольнении

Практический совет

Если вы работодатель, не поленитесь подготовить полный пакет документов заранее и иметь шаблоны для разных ситуаций увольнения. Если вы сотрудник — не стесняйтесь требовать свои документы и сохранять подтверждения их получения. Это ваша гарантия спокойствия и правовой защиты.

Полезные ссылки

• Контур: Документы и справки от работодателя при увольнении
• Контур-Экстерн: Какие документы выдавать при увольнении
• E-Office24: Документы при увольнении 2024

Теперь вы вооружены знаниями, чтобы провести увольнение без головной боли и бюрократических ловушек. Помните: документы — это ваша история работы и гарантия прав!